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FUSIONNEZ CONSOLIDATION, REPORTING & BUDGET DANS LA MEME APPLICATION

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer la façon dont les utilisateurs du logiciel Amelkis Opera peuvent disposer d’une analyse par centre de coûts intégrée dans leurs processus de consolidation et de reporting.Je précise que la mise en place de ce type de reporting est souvent un prérequis pour les fonds d’investissement et que ce format de reporting peut s’appliquer à toutes les tailles de groupes.

PRESENTATION DU CAS CLIENT

Pour illustrer cette présentation je vais prendre l’exemple d’un groupe de taille moyenne : 20 sociétés internationales, 100 millions d’euros de chiffre d’affaires, 700 personnes, 30 activités, 50 centres de coûts et 4 ERP différents.

CE GROUPE FAIT DE CHOIX D’APPLIQUER LES BEST PRACTICES

Pour intégrer l’analyse par centre de coûts dans son processus de consolidation et de reporting, ce groupe fait de choix d’appliquer les best practices. Concrètement il s’agit de mettre en place ce que l’on appelle une phase « Actual ». Ce terme est largement utilisé par les grands groupes depuis de nombreuses années. Cette phase Actual permet d’unifier la consolidation légale et le reporting de gestion dans la même remontée d’information. Avec à la clé des gains de productivité et une bien meilleure cohérence des données entre la consolidation et le reporting de gestion. Car lorsque ces reporting étaient réalisés séparément les résultats étaient souvent différents. Les « Best practices » consistent également à mettre en place une seconde phase pour gérer toute la partie prévisionnelle. Cette phase fonctionne sur les mêmes indicateurs que la phase « Actual » de manière à pouvoir analyser tous les mois les écarts entre le budget et le réel.

LE CONTENU DE CETTE PHASE « ACTUAL »

Les fonds d’investissement imposent souvent un P&L par nature, un P&L par centre de coût, un P&L par activité, un bilan, un cash-flow, et des indicateurs non financiers.

LES FACTEURS D’AUTOMATISATION

Pour automatisez ce reporting « Actual » Opera va permettre d’importer les balances analytiques issues des différents ERP du groupe ; de rejeter toutes les données non conformes au référenciel, de contrôler la cohérence des répartitions analytiques ; de rapprocher les déclarations intragroupes ; d’appliquer des retraitements automatiques comme par exemple les provisions retraites ou le crédit-bail. Opéra permettra également de définir des règles de gestion du type répartition des centres de coûts ou réaffectation de management fees. Enfin Opera permettra d’automatiser toutes la restitution et l’analyse des données à travers des tableaux de bords, des reports, des cubes d’analyse et des présentation PowerPoint.

POUR FACILITER LA MISE EN PLACE, AMELKIS PROPOSE UN STARTER KIT

Pour faciliter la mise en place de ce type de reporting, Amelkis propose ce que l’on appelle un starter kit qui comprend l’intégralité des éléments que je viens de vous citer. La mise en place d’un reporting Actual dans un nouveau groupe consiste donc à enrichir le plan de comptes en créant des rubriques complémentaires qui permettront de suivre les coûts et les produits spécifiques à l’activité du groupe. On va également adapter la hiérarchie des comptes en créant de nouveaux agrégats de manières à présenter un compte de résultats par nature en format légale et un compte de résultat en format gestion qui permettra d’analyser en détail l’activité du groupe. Il faudra aussi adapter les règles de gestion, créer des importateurs spécifiques, et développer des états de restitutions sur mesure. Mais il faut savoir qu’Opera est une solution extrêmement bien conçue qui va vous permettre de devenir très rapidement autonome et de faire évoluer votre paramétrage en fonction de vos besoins.

LES PRINCIPALES FONCTIONNALITES DE CE STARTER KIT

Premièrement pour enrichir le plan de comptes en fonction des demandes de chaque client il faut se rendre dans le module de paramétrage. Il faut ensuite cliquer sur la dimension rubrique. On peut alors aisément créer tous les comptes spécifiques que l’on souhaite. Pour aller encore plus vite dans cette opération vous pouvez dupliquer des comptes existants. De cette manière votre « compte serveur informatique » par exemple, ira directement se positionner l’agrégat « X » pour la présentation gestion du P&L et dans l’agrégat « P » pour la présentation légale du P&L. Vous pouvez également consulter l’arborescence de vos comptes en formats gestion en remontant cette dimension en entête de tableau. De cette façon vous voyez les agrégats qui compose vos futurs états de reporting de gestion. De la même manière vous pouvez consulter les différents agrégats qui composeront vos états de consolidation légale en sélectionnant l’arbre « IFRS ». Vous l’aurez compris tous les comptes de vous créer iront automatiquement se positionner dans vos états de collecte et de restitutions ce qui rendra les modifications de plan de comptes extrêmement simple et rapide à réaliser.

Pour créer vos différentes activités vous devrez vous rendre dans la dimension « B ». Dans cet exemple j’ai 36 activités qui se regroupent dans 3 divisions. Pour mettre à jour la liste des centres de couts il faut cliquer sur la dimension « D ». Dans cet exemple j’ai une dizaine de centres de coûts principaux qui se divisent en une cinquantaine de sous centre (qui correspondent à des projets).

Pour mettre à jour la liste des centres de couts il faut cliquer sur la dimension « D ». Dans cet exemple j’ai une dizaine de centres de coûts principaux qui se divisent en une cinquantaine de sous centre (qui correspondent à des projets).

POUR IMPORTER AUTOMATIQUEMENT VOS BALANCES ANALYTIQUES

Pour importer automatiquement vos balances analytiques vous devrez vous rendre dans le module « Importateur ». Vous pourrez y créer éventuellement pour chaque filiales un script d’import spécifique. Dans la première étape vous devrez décrire le format du fichier à importer : Excel, Word, Txt, le types de séparateur, le nombre de colonne, etc … C’est donc Opéra qui s’adaptera à votre fichier source sans que vous ayez besoin de modifier les requettes de vos systèmes comptables. Dans la seconde étape on aura juste à mapper les colonnes du fichier avec les dimensions du logiciel. On retrouve dans ce fichier les rubriques comptables, les centres de coût, les libellés des lignes comptables, les partenaires, les colonnes de montant que l’on souhaite importer, et le code activité. Dans la troisième étape, on applique des tables de correspondances de manière à faire converger les données vers le référentiel du groupe. Ces tables de correspondance peuvent s’appliquer aux comptes, aux activités et au cost center. Tous les mois les utilisateurs n’auront qu’a sélectionner leur fichier et importer. On pourra également programmer des imports automatiques.

JE VAIS MAINTENANT VOUS PRESENTER L’ORGANISATION DES REPORTING

Comme vous le voyez, nous avons ouvert tous les mois un reporting « Actual ». Ce reporting centralise à la fois le reporting de gestion et le reporting de consolidation légale. Ici l’idée c’est de ne surtout pas avoir deux exploitations parallèles mais de véhiculer les deux informations au sein du même reporting. On a également une phase budgétaire pour élaborer toutes les données prévisionnelles.

LES UTILISATEURS PEUVENT ENSUITE OUVRIR LEUR LIASSE

Lorsque le reporting est créé, les utilisateurs peuvent ensuite ouvrir leur liasse pour valider les données importées et compléter le reste des informations. Lorsque on ouvre cette liasse, on accède à une page d’accueil. Dans cette page on va retrouver deux grandes catégories de documents. C’est à dire la partie consolidation légale classique avec le résultat, le bilan, les documents de variations qui permettent d’obtenir le tableau de flux, l’ensemble des annexes ainsi que les différents documents de retraitements. Et une deuxième partie qui concerne la partie contrôle de gestion.

VOICI LE RESULTAT IFRS PAR NATURE.

La fonction zoom vous permet de consulter le détail de chaque rubrique en remontant jusqu’à la balance d’origine. Vous voyez le plan de comptes a été complément adapté pour les besoins de gestion mais que on reste sur une présentation classique IFRS.

POUR ACCELERER L’ELABORATION DU TFT

Pour accélérer l’élaboration du TFT, nous avons affecter un flux par défaut dans tous les documents de variations. Et les contrôle de cohérence Bilan/résultat permettrons de valider sans risques toutes ces données.

LE RESULTAT ANALYTIQUE

Je vais donc vous présenter rapidement la partie contrôle de gestion. Voici le compte de résultats analytiques. Il ne s’agit pas du document final mais d’un document de travail ou l’on demande à l’utilisateur de vérifier que les données sont correctes et que l’analytique s’est bien importée. On retrouve en ligne toutes les natures de comptes classiques et en colonne les différentes activités qui retrace la balance analytique que l’on vient d’importer. Nous avons une colonne de contrôle à droite qui nous permet de valider que l’information analytique est bien correcte et en adéquation avec la balance générale. On peut également visualiser en ligne les différents centres de couts qui s’expensent sous chaque rubrique.

LE MODULE ECRITURE

Je quitte maintenant la liasse pour passer au module écriture. J’ouvre une écriture pour vous montrer que le consolideur pourra saisir le détail analytique de chaque ligne de l’écriture en appuyant sur la boule orange. Opera lui demandera d’affecter à la fois l’activité et le centre de coût.

LE LANCEMENT DE LA CONSOLIDATION

Je passe maintenant aux traitements automatiques qui vont s’appliquer lors de la consolidation. Ces traitements vont agréger les données analytiques, convertir et intégrer les écritures. Ces règles vont aussi permettent d’automatiser les retraitements réaliser par les contrôleurs de gestion : il s’agit le plus souvent de retraiter les données analytiques en transférant les données d’un centre de coût à un autre comme par exemple les frais informatiques. Il peut s’agir aussi de calculer et réaffecter les managent fees.

JE VAIS MAINTENANT VOUS PARLER DU MODULE « RESTITUTION »

Ce module permet de construire très rapidement tous les états dont vous avez besoin pour analyser vos données. Vous retrouverez dans le standard tous les états de consolidation légale : bilan, compte de résultat, Tableaux de flux.

LE RESULTAT CONSOLIDE PAR NATURE

Vous avez la possibilité d’expenser les rubriques selon les regroupements définit dans le paramétrage. Vous pouvez zoomer sur chaque montant pour visualiser le détail contributif par entité et par audit. Vous pouvez également remonter jusqu’à la balance d’origine de chaque entité.

LE P&L PAR CENTRE DE COUTS ET PAR ACTIVITE CONSOLIDEE

Ce document vous permet comprendre comment vos centres de coûts sont venu s’agréger dans les rubriques de votre P&L consolidés

LE TFT EBITDA

Voici par exemple un tableau de flux partant de l’EBITDA qui vient en plus du TFT classique partant du résultat net et qui est de plus en plus demandé par les groupes.

LES VENTES PAR PRODUITS ET PAR ACTIVITE

Ce document vous présente les ventes par ligne de produits et par activité et comparant tous les mois le réel avec le budget

LE P&L PAR CENTRE DE COUTS

Ce document vous présente le P&L par centre de coût avec une comparaison réel vs budget

LE P&L PAR AUDIT

La-vous avec un P&L par cost center qui détaille le passage des données social au données consolidées avec tous les audits.

LE P&L DETAILLE PAR ENTITE

Dans cette version vous toutes les rubriques détaillées pour chaque centre de couts

L’ELABORATION BUDGETAIRE

Avant de finir cette présentation je voudrai vous parler du budget. Dans cet exemple nous avons conçu une liasse qui assiste l’utilisateur dans l’élaboration de son budget. Dans le premier document l’utilisateur renseigne les quantités vendues mensuel, les prix unitaires, les couts de revient unitaire et Opéra fait tous les calculs : CA, cout et marge.

Dans ce document Opera affiche les effectifs de chaque entité par fonction et par centre de coûts et l’utilisateur affecte un pourcentage par activité.

Dans ce document Opera affiche les effectifs de chaque entité et l’utilisateur saisie le salaires annuel, le % d’augmentation pour les chaque année (1,2,3 du budget), les dates effectives d’augmentation, les bonus, le % de charge sociale,… et ensuite Opera fait tous les calculs mensuels pour chaque année.

Les données CA et RH vont alors alimente automatiquement le P&L budget. L’utilisateur complètera ensuite le reste du P&L.