Nouvelle version Amelkis InterCompany (2.0.0.17)

Nouvelle version Amelkis InterCompany (2.0.0.17)

InterCompany

Adrien REIMANN 02/12/2021

Vous trouverez ci-dessous la release note de la nouvelle version d’Amelkis InterCompany (2.0.0.17) : nouvelles fonctionnalités, améliorations fonctionnelles, ergonomiques et correction des bugs.

 

MENU ACCUEIL

Nouvelle présentation des menus de l'application

• Amélioration de l'ergonomie des écrans / Alignement des boutons de l'application / Optimisation du remplissage de la page

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Nouvelle présentation du menu "notifications automatiques"

• Amélioration de la vue "notifications automatiques" : page d'accueil / tableau de bord -> Légende du graphique, plus d'espace, et la police plus petite + date butoir renseignée avec : la date butoir / la date limite de la notification (changement de police)

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• Possibilité de créer un planning (calendrier) à partir de la date butoir permettant la planification des tâches suivantes : Import / Réconciliation / Contrôle

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Affichage des taux de conversion

• Les taux de conversion sont disponibles à deux endroits dans l'application InterCompany. L'utilisateur peut ainsi, en fonction du reporting sélectionné, visualiser les taux de conversion qui sont appliqués sur la période

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• L'icône d'affichage des taux de conversion est "responsive". L'écran affiche uniquement les taux nécessaires.

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MENU SYNTHÈSE

Nouvelle option d'export BFC

• Création du fichier d'export CSV au format BFC : nous avons ajouté l'option d'extraction d'un fichier BFC (voir capture d'écran ci-dessous) pour intégration dans l'outil BFC

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Rationalisation des messages de la vue synthèse

• Rationalisation des messages de notification (pop-up). 1- Message de mise à zéro d'une entité verrouillée. Nouveau message : "La mise à zéro n'est pas effectuée, l'entité est verrouillée" / 2- Message de suppression d'une pièce jointe. Nouveau message : "Pièce jointe supprimée avec succès"

Ajout d'un filtre sur le statut des réconciliations

• Ajout de deux boutons sur la page "Synthèse" indiquant le nombre de factures lettrées et non lettrées en cohérence avec le détail des réconciliations

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MENU RÉCONCILIATION

Nouvelles options d'export des données de la vue réconciliation

• Nous avons développé 3 nouvelles options d'export des données IC afin de répondre aux besoins des utilisateurs. Le menu déroulant propose 3 exports au format Excel : Tous / Factures lettrées / Facture non-lettrées

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Ajout du bouton Délettrage sur l'écran principal de réconciliation

• Dans la barre d'outil de la vue réconciliation, nous avons ajouté le bouton délettrage. L'utilisateur a la possibilité de faire un délettrage global sur le reporting sélectionné. Nouvelle option : l'utilisateur peut également faire une délettrage par couple entité / partenaire préalablement sélectionné

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Nouvelles options de lettrage & délettrage à l'intérieur de la vue réconciliation

• L'utilisateur a 3 possibilités de lettrage. Lettrage par : Numéro de facture + Montant + DateNuméro de facture + DateMontant+ Date

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Nouvelles options de lettrage & délettrage à l'intérieur de la vue réconciliation par code lettrage TVA & PI

• Nouvelles options : Lettrage PI : production immobilisée lettrage TVA : gestion des écarts liés à la TVA. La saisie du code de lettrage lié à l'option TVA ou "Production immobilisée" permet un "délettrage" ciblé. La validation de cette information lance le "délettrage"

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Nouvelles options de lettrage & délettrage à l'intérieur de la vue réconciliation

• Délettrage : l'utilisateur a 4 possibilités de délettrer : Entité, partenaire / Code de lettrage automatique / Code lettrage de production immobilisée (PI) / Code lettrage de TVA

Des cellules sont à disposition pour saisir les codes

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Gestion des impressions dans la vue Réconciliation

• L'outil propose l'impression et l'exportation des données avec trois options possibles pour l'utilisateur : L'ensemble des factures / Que les IC lettrés / Que les non lettrés

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Amélioration de l'ergonomie des cellules

• Toutes les cellules ont la même taille

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Délettrage : message d'avertissement

• Pour rendre l'application ISO entre tous les écrans, un message d'avertissement de fin de traitement s'affiche désormais une fois le délettrage global ou pas "Entité/ Partenaire", effectué

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Rajouter un workflow dans le gride de rapprochement Workflow et notification

• L'application propose via l'icône suivante, l'attribution d'un workflow à des factures

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Lettrage automatique avec update workflow

• Le lettrage automatique, grâce à la sélection des critères, met à jour automatiquement le workflow

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Réconciliation et édition des pertes et gains de change

• L'impression des réconciliations propose maintenant l'édition des "pertes et gains de change". Si le transfert des réconciliations vers Opera est utilisé, ces informations seront implémentées dans votre consolidation

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Ajout de la date de paiement

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Ajouter le numéro de commande

• Vous pouvez visualiser la date de paiement dans l'écran des rapprochements dès l'instant où vous aurez paramétré l'importateur avec cette nouvelle colonne. Un rapprochement avec la date de paiement est disponible ainsi que de nombreuses autres fonctions, comme le numéro de commande

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Ajouter un tag "Règlement partiel"

• Grâce à l’icône « Règlement partiel », l’utilisateur peut appliquer un code de lettrage sur une facture A d’une première entité avec une facture B chez le partenaire pour un règlement partiel en attente du solde

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Ecran réconciliation filtre sur les factures non lettrées

• La coche « Ne pas afficher les factures lettrées » du menu « Réconciliation » est par défaut non cochée lorsque l’utilisateur entre  dans l’écran « Entité/Partenaire ». Cette option permet de filtrer les factures en fonction de la présence ou non du code lettrage. Un nouvel affichage d’informations est disponible. Les icônes mentionnant le nombre de factures lettrées et non lettrées ainsi que les écarts maximaux en devise de change,  fonctionnelles, et de transaction sont disponibles dans la barre de travail

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MENU IMPORTATEUR

Importation de fichier volumineux (IC)

• L’application IC bloquait l’importation des fichiers volumineux. Amélioration : Des fichiers de plusieurs centaines de milliers de lignes peuvent être importés / Le fichier de test contenait 500 000 lignes (client Grape) / Optimisation du temps en rajoutant des index lors de l’import (de 3h à 20 minutes)

Importateur et rapport des rejets 

• Auparavant, une fois l’importation effectuée, le rapport des rejets affichait des lignes non justifiées correspondant à des lignes déjà importées (faux rejets). Amélioration : L’importation d’un fichier d’Intra Groupe en devises de transaction et fonctionnelle génère maintenant un rapport des rejets, clair et lisible / D’une part, les rubriques ayant des soldes débiteurs et créditeurs dans le fichier importé, sont maintenant agrégées, simplifiant la lecture du rapport / D’autre part, les « faux rejets » existants jusqu’à présent n’apparaissent plus dans la première partie.

Cohérence

• La cohérence des données est pistée à partir de : L'écran de synthèse (vue globale) / Entité & partenaire / Et jusqu'à celui de la réconciliation avec une granularité descendant jusqu'à la facture

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Importateur : modification de l'intitulé

• Le terme "Traitements" est remplacé par "Agréger" afin d'être ISO fonctionnel avec le logiciel Opera

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Amélioration de l'écran des importations

• Un message informant l'utilisateur de la réalisation avec succès ou pas de l'importation s'affiche en bas de l'écran. InterCompany permet de récupérer sur un reporting les IntraGroupe (lettrés, non lettrés) d'un reporting antérieur afin de continuer le lettrage sur la nouvelle période

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Afficher un cadenas sur les factures issues d'un autre reporting

• Afin de distinguer les factures importées sur le reporting en cours des factures "récupérées d'un reporting autre", ces dernières sont taguées avec un cadenas

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Importation unique de plusieurs fichiers de compte IntraGroupe

• L'utilisateur peut sélectionner dans l'importateur plusieurs fichiers à importer en une seule fois. Le nom du fichier doit être normé de la façon suivante : Code de l'entité alphanumériuqe / espace / -

Par exemple : TITI0621 -.xls / 101AIRFR -.xls / TOTO0621 -.xls / 100SFFR -.xls

Les fichiers peuvent être localisés à différents endroits

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Récupération des IntraGroupe de la période précédente

• Afin de pouvoir continuer le lettrage entre périodes, InterCompany permet la récupération sur la période en cours des IC d’une autre période. Un bouton d’import a été ajouté dans l’importateur. L’utilisateur peut filtrer sur : Le reporting / Le type d’IC, lettrés, non lettrés, ou tous les comptes / Le P&L, ou de tous les comptes.

Ils resteront dans le reporting même après une « Mise à Zéro » des données

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MENU WORKFLOW

Workflow et envoi de mail

• Le menu Workflow permet de : Visualiser l’avancement des importations / D’envoyer des mails avec une pièce jointe

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Workflow et notification

• Le produit propose dans le menu Workflow l’envoi de mail avec en pièce jointe la synthèse ou la réconciliation en fonction du paramétrage effectué dans les notifications : lettrées, non lettrées, tous, avec les statuts « vert/ orange/ rouge ».

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NOTIFICATIONS AUTOMATIQUES

Rattacher la date butoir et le calendrier à un reporting

• Dans le menu Notifications automatiques : La date butoir est attachée à un reporting

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Des champs pré-paramétrés sont importables dans le corps du message

• L’écran propose des nouvelles fonctions comme :  date butoir et type d’action peuvent être inclus dans le message et mis à jour

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Envoi de mail automatique par type d'opération : ajout de fichiers en pièce jointe

• Nous avons ajouté dans le menu "Notifications automatiques", un espace dédié aux envois de mails en lien avec des alertes sur les statuts des InterCo. Cela permet de paramétrer les périodes et fréquences d’envoi de mail aux personnes prédéfinies. Le fichier de synthèse ou de réconciliation sera joint à l’envoi en fonction du paramétrage défini selon le seuil de rapprochement des InterCo et leur statut présent dans le menu « Synthèse » et « Réconciliation »

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Ajout d'une icône de tolérance de délai et de seuil

• L'objectif est de pouvoir réconcilier des factures ayant des dates de paiements (client) et d'encaissement (fournisseur) différents avec un écart maximum de 5 jours. Quant au seuil, quand l'écart en devise de transaction est inférieur au seuil, on n’envoie pas le rapport pour les couples entité partenaire

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CONTACTS

Contact management

• Le menu « Contact » apparait dans cette version. Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs en leur affectant un statut et un accès à certaines entités

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DIVERS

Affichage des taux de conversion

• Les taux de conversion sont disponibles à deux endroits de l’application. L’utilisateur peut ainsi, en fonction du reporting sélectionné, visualiser les taux de conversion qui sont appliqués sur la période

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